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大中专院校学生毕业后的档案问题——详细流程

1、毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系?
毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案,它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来,是指毕业生毕业后,在其学籍档案中放入该毕业生的报道证,然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案,它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议,然后履行相关毕业程序并取得报道证后,才得以实现。     
2、毕业生应如何对待自己的档案?     
目前,毕业生中有一种比较普遍的现象:对档案不了解,也不关心,甚至有的毕业几年了,档案还在学校放着;还有的将档案放在家里,更甚者早已不知将档案丢在何处。现在,企事业单位招聘员工,国家公务员的选拔等都要审查档案,并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据,另外,如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。由于国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年,有些同学就误以为既然学校免费保存,就无须再到人才交流机构托管了。其实,学校保存的只是你的“学籍档案”,而真正发挥作用的恰是你的人事档案,如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定,大中专毕业生毕业(以报道证人事部门签署日期为准)一年后,即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级;本科毕业生毕业工作一年(以报道日期计)、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称,由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见,学校保存的学籍档案只是“存放”,起不到任何作用。     
3、哪些机构能保管人事档案?   
 按国家政策规定,组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案,各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案,一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外,各级人才交流机构,如省人才、市人才、各区人才等,它们的区别只是所属部门的不同,其它无任何区别。   
4、哪些毕业生的档案适合到人才交流机构托管?   
 不想回本地而想将户口落在学校所在地的毕业生,准备考研的毕业生,还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生,以上这些毕业生还可选择将自己的档案人事关系在人才交流机构托管。     
5、毕业生在签订就业协议时应注意的事项。     
签协议前,应对企业全面了解,包括工作环境、工资待遇、工作时间、劳动强度等,同时结合自己实际情况和愿望进行综合考虑,待明确后再签就业协议。考虑周全为上策(按规定改派是有时间限制的),同时这里也提醒到北京、天津、上海、广州等大城市工作的毕业生,除单位给你上保险外,其它情况,如不能将户口迁到本市,单纯的档案调动对你无任何意义。你可将人事档案落在某人才交流机构,然后去上述城市工作,这样可减少不必要的麻烦,甚至造成损失。     
6、毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务?     
(一) 负责人事档案关系接受、调出相关手续;(二)办理毕业生的转正定级(三)档案工资的晋级(四)职称晋升申报(五)办理落户手续;(六)出具省份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;(七)代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。     一、关于毕业生就业程序的问题     
1、毕业生就业程序     
a、学生处就业指导中心将《全国普通高等学校就业协议书》(以下简称《就业协议书》)发给各学院,由各学院将材料发给毕业生,毕业生每人一份。     
b、毕业生收集需求信息,阅读《毕业生就业指导报》及相关书刊。     
c、毕业生自我推荐、面试(根据需求信息向有意向的单位寄送个人推荐材料或直接参加校园招聘会和各地举办的供需见面会、网上招聘会)。     
d、毕业生与用人单位签订《就业协议书》,毕业生、用人单位、毕业生所在学院各留一份。     
e、五月底开始进入毕业鉴定及派遣阶段。     
①各院系组织毕业生座谈、毕业纪念活动、毕业教育动员会、学习有关文件、安排毕业生办理离校手续等。  ②各院系到学生处就业指导中心领取《档案袋》、《档案转寄通知单》和《毕业生登记表》。  ③毕业生做毕业鉴定。  ④各院上报就业建议方案  ⑤按人事厅的日程安排,学生处到人事厅办理毕业生报到证。     
f、6月中下旬毕业生参加学校毕业典礼,到各学院领取《报到证》。     2、定向生如何就业     定向生原则上不予推荐。若确因特殊情况需要推荐的,应持有本人的改派申请(详细阐明改派原因),原定向单位(地区)出具的同意调整改派的公函,研究生还须经校招生办公室签署意见,并按原国家计委、教育部的有关政策,向培养学校缴纳相应培养费后,方能办理有关手续。     
   
关于档案、户口的问题     
1、毕业生就业后档案、户口如何转移     
毕业生的档案由学校按其就业的单位,发送到毕业生工作单位所归属的档案管理部门。毕业生的户口由学校派出所按报到证上标明的就业单位迁移。     
2、落户口、转档案以什么为依据     就业报到证、升学的录取通知书是毕业生档案转出的凭证。报到单位开到哪里,户口、档案就转到哪里。     
3、单位没收到档案时该如何查询     单位没收到档案,请毕业生向各学院负责毕业生就业工作的老师查询。   
4、毕业生生源地有变动,应办理哪些手续     毕业生生源地变动,应出示父母亲单位的调动证明和亲属关系证明(加盖公章),及新户口所在地派出所的户籍证明。经学院审核后交学生工作处备案。     
 
可能出现的问题     
1、毕业生报到时用人单位拒绝接收怎么办?     
国家规定:“经过协商落实和国家毕业生就业主管部门审批的毕业生就业计划必须认真执行,未经高校和用人单位双方复议并报地方主管部门批准,学校不得随意改派毕业生,用人单位不得接收和退回毕业生”。     
当遇到用人单位拒绝接收时,毕业生应主动向用人单位说明情况,不要与对方争吵,更不要贸然返校,应及时与学校取得联系,由学校分清责任,按有关规定妥善处理。若属因学校工作失误造成计划不落实,误派毕业生的,应由学校负责提出调整意见报批。由于用人单位发生重大变化(如撤并、破产、倒闭等)无接收能力的,应及时与学校协商,合理调整。若是用人单位对毕业生提出难以达到的又不符合政策规定的过高要求,则不能作为退人理由。属于毕业生本人身体有病而提出退回的,若是学生在校期间就有传染病史,精神病史,用人单位不知道,待毕业生报到时才被发现的,应允许提出退回;若是报到后才患病的,应按在职人员病假的有关规定处理。   
2. 未在学校备案的协议,可否要求换发?     
教育部明确规定,学校在制定毕业生建议就业方案时,要完善相应的管理措施,与用人单位和毕业生一道,维护《全国毕业生就业协议书》的严肃性。毕业生一旦与用人单位签订就业协议,双方就已构成契约关系(不论是否在学校备案),毕业生如因故要终止与原签约单位的协议,必须办理违约手续。     
3. 签了协议后,又被录取为研究生、考取公务员或自费出国留学,怎么办?     
只要毕业生提供如下材料,学校不作违约处理:     
(1) 原签约单位同意解除就业协议的书面证明;  (2)研究生录取通知书的复印件,或公务员录取通知书,或国外学校录取通知书的复印件;  (3)本人申请报告,并附上学院意见。     
毕业生将以上材料送就业指导服务中心,经审核同意后即可。     
4. 申请出国(出境)的学生户口和档案办理?     
毕业生要求办理出国(出境)不参加就业的,学生联系本地人才市场或者其它地方落实接收户口、档案,签订协议书领取报到证,到保卫部办理户口转出手续,到学院办理档案转寄手续。户口、档案的转入手续由学生自己负责。     
已经落实就业单位的学生需要原签约单位出具书面同意公函后才能办理。已经开具报到证的,还要交回报到证。     
5. 学校依据就业协议已开具报到证,但学生又不去单位报到,有什么后果?     
有下列情形之一的毕业生,由学校报地方主管毕业生调配部门批准,不再负责其就业。在其向学校交纳全部培养费和奖(助)学金后,将其户口关系和档案转至家庭所在地,按社会待业人员处理:     
(1) 自领取报到证之日起,无正当理由,超过三个月不去就业单位报到的;  
(2) 报到落户后,未经批准擅自离开接收单位,经教育拒不改正的;  
(3) 不顾国家需要,强调个人无理要求,扰乱毕业生就业秩序的;  
(4) 无理要求用人单位将其退回学校的;  
(5) 其它违反毕业生就业规定的。     
 
七、人事代理的好处:     
1、 与人才服务中心签订人事委托代理协议,明确了双方的权利和义务,其中有很多工作由代理方承担了下来,借此契机,委托代理的毕业生可以把更多的精力投入到工作上;     
2、 人事代理是一种法律行为。对被代理对象来讲,个人选择了代理项目,就意味着与代理机构建立了具有法律保证的权益;     
3、 人事代理制有助于形成人才能进能出、能上能下的良性用人机制;     
4、 人事代理把原来的“单位人才所有”变成了“社会人才所有”,使人事管理工作向社会化方向大大迈进,同时更有利于人才个体的自主发展。它代表了社会主义市场经济体制下人才管理制度的一个发展方向。     
八、毕业生就业人事代理的工作主要包括下列几个方面:     
1、以保存人事档案关系为主的人事代理,包括档案管理、婚育管理、出具人事证明等;     
2、以社会保险为主的代理,主要包括为单位和个人代办养老、失业、医疗、住房公积金等保险;     
3、为毕业生办理党员转正、职称评定等手续;     
4、办理出国手续;     
5、毕业生可以随时流动,省内改变单位,出省就业办理调动手续。
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